Privacybeleid

Versie: 2.1

Eigenaar: Functionaris Gegevensbescherming Groep

Status: Openbaar

Over Customs Support Group

Customs Support Group is dé toonaangevende, onafhankelijke, digitale en neutrale leverancier van douanediensten van Europa met meer dan 1900 toegewijde douaneprofessionals. 

We hebben meer dan 100 kantoren in Nederland, België, Duitsland, Polen, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Italië, Zwitserland, Spanje, Finland, Zweden, Noorwegen en Luxemburg.  Al onze vestigingen in Europa | Customs Support. 

Over deze privacyverklaring

Customs Support Group (CSG, wij, ons) neemt jouw privacy zeer serieus en zet zich in om jouw privacy te beschermen en te respecteren en jouw persoonlijke informatie te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring, dit cookiebeleid en alle andere documenten waarnaar in deze kennisgeving wordt verwezen, worden uitgegeven namens alle entiteiten van Customs Support Group. 

Tenzij wij u anders informeren, is de relevante entiteit die uw gegevens verwerkt en controleert Customs Support Group B.V. Verwijzingen naar Customs Support, ('wij' / 'onze' / 'ons') moeten worden opgevat als verwijzingen naar alle entiteiten en dochterondernemingen.

Onze functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, Mandy Ryan. Als je contact met ons wilt opnemen over deze privacyverklaring, een verzoek wilt indienen of een klacht wilt indienen, kun je contact met ons opnemen via e-mail DataProtectionOfficer@customssupport.com of per post: FAO Functionaris Gegevensbescherming, Customs Support Group, Willem Barentszstraat 11-19 3165 AA Rotterdam, Albrandswaard, Nederland.

Verzameling en gebruik van uw persoonlijke gegevens

Vanwege de aard van onze diensten verzamelen we voornamelijk persoonlijke informatie met betrekking tot onze klanten, potentiële klanten en het personeel en sollicitanten van de entiteiten van de Customs Support Group, en die van bedrijven die zich in het fusie- en overnameproces bevinden.

Wij gebruiken deze informatie om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, gecontracteerde diensten te leveren, onze activiteiten en bedrijfsvoering te beheren en voor activiteiten op het gebied van personeelsbeheer. 

Om deze activiteiten uit te voeren, kan het nodig zijn dat we je persoonlijke gegevens overdragen aan andere landen van waaruit ze zijn verzameld, zoals tussen onze entiteiten of met andere derden.

We bewaren kopieën van je persoonlijke gegevens in onze beveiligde systemen en bewaren deze zo lang als nodig is om de activiteiten uit te voeren, en vervolgens gedurende een voldoende lange bewaarperiode die nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, voor onze zakelijke verantwoordingsdoeleinden of om potentiële geschillen of rechtsvorderingen te beheren of te verdedigen. 

Onze routineactiviteiten worden hieronder uitgelegd. We kunnen je informatie ook verzamelen en gebruiken voor andere doeleinden, we geven je aanvullende privacyinformatie wanneer dat gebeurt.

Je bent een klant 

De informatie die we kunnen verzamelen en gebruiken zijn:

 Je hebt gesolliciteerd om bij ons te werken

Je werkt met ons

Hieronder volgt een samenvatting van de interne privacyverklaring voor de werkplek die van toepassing is op ons personeel en beschikbaar is via ons intranet. 

 Je werkgever is een bedrijf in ons fusie- en overnameproces.

Jouw gegevens kunnen door je werkgever worden verstrekt tijdens een fusie of overname. Je werkgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van privacyinformatie om je te laten weten dat dit is gebeurd.

Je bezoekt een kantoor.

U woont een evenement bij.

Customs Support Group verzorgt branchegerelateerde evenementen, zowel persoonlijk als via teams. Wij kunnen deze evenementen exclusief verzorgen, met gastsprekers of in samenwerking met een ander professioneel bedrijf.

U gaat naar een kantoor

Je bezoekt onze website

Cookies
We gebruiken websitecookies en vergelijkbare technologieën die automatisch technische informatie over je apparaat verzamelen en je surfacties en -patronen registreren.

Onze cookies zijn bedoeld om uw ervaring te verbeteren wanneer u onze website bezoekt en navigeert, u te helpen herinneren en uw voorkeuren te beheren.

Cookies stellen ons ook in staat om de effectiviteit van onze website te begrijpen en de prestaties ervan te plannen en te beheren.

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt met je apparaat, geven we je informatie over de cookies die we willen toepassen, vragen we je toestemming en vragen we je om je voorkeuren te bevestigen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of uw voorkeuren wijzigen.

Wanneer je onze cookies weigert, of wanneer we opmerkelijke wijzigingen aanbrengen in de cookies die we gebruiken, ontvang je bij volgende bezoeken cookie-informatie.We kunnen koppelingen naar platforms van derden bieden, zoals in nieuwsartikelen. We raden je aan om de cookie- en privacyinformatie te bekijken wanneer daarom wordt gevraagd.
 
Ga voor meer informatie over cookies en hoe je je toestemming kunt intrekken naar Cookiebeleid.

Neem contact met ons op.
Wanneer je onze website bezoekt en je persoonlijke informatie toevoegt binnen secties: Neem contact met ons op, stel een vraag, praat met een expert, verzamelen we informatie die je verstrekt, zoals identiteit, contactgegevens en je vraag.

Een kopie van de informatie wordt veilig opgeslagen in onze database voor klantrelatiebeheer, HubSpot. Ons marketingteam heeft toegang en controle om je contact effectief te beheren en te administreren.

Marketing- en service-updates

Hoe we je informatie verkrijgen en beheren, hangt af van de aard van onze relatie en het doel waarvoor we materiaal aan je willen verstrekken; dit wordt in de onderstaande subparagrafen uitgelegd.

Klanten: We hebben een contractuele relatie met je om onze diensten te leveren en je te voorzien van informatie die gerelateerd is aan die diensten. Je geeft toestemming wanneer je je inschrijft om extra materialen te ontvangen wanneer je deze toevoegt aan je voorkeuren.

Directe abonnees: Je bent geen klant; je schrijft je in en geeft toestemming om materialen te ontvangen die aan de door jou ingestelde voorkeuren zijn geremitteerd.

Potentiële klanten: We beroepen ons op onze legitieme belangen wanneer we jou identificeren als een contactpersoon met wie we graag willen samenwerken en contact opnemen (via e-mail, telefoon, bericht) om te bespreken hoe onze commerciële diensten aansluiten bij jouw zakelijke uitdagingen.

Wij kunnen uw professionele contactgegevens verkrijgen wanneer u een aanvraag bij ons indient, zoals via de contactpagina op onze website of wanneer u een evenement bijwoont dat wij mede organiseren.

We kunnen ook onderzoekshulpmiddelen gebruiken om je informatie indirect te verkrijgen uit openbaar beschikbare bronnen zoals LinkedIn of de website van je bedrijf.

Informatie die we verzamelen en gebruiken: Je naam, werkgegevens [e-mailadres en zakelijk adres en functie] Professionele netwerkgegevens [zoals LinkedIn] en een persoonlijk thuis- en e-mailadres dat je opgeeft. We voegen deze informatie samen met eventuele abonnementsvoorkeuren toe aan onze beveiligde marketingdatabase.

Tenzij je ons uitdrukkelijk toestemming geeft, beperken we het gebruik van je abonnementsgegevens voor onze marketingdoeleinden. We delen je informatie niet met derden, geven ze geen toegang tot je informatie en verkopen ze niet aan derden voor aanvullende marketingdoeleinden.
 
Bewaren en verwijderen
Voor klanten en directe abonnees bewaren we je informatie voor de duur van onze relatie of totdat je je toestemming intrekt.

Voor potentiële klanten geldt dat als je geen gebruik maakt van onze communicatie of we je informatie niet gebruiken, we deze na 12 maanden verwijderen.

Suppressielijsten: Als je je uitschrijft, je afmeldt of je toestemming om marketingmateriaal te ontvangen intrekt, wordt je e-mailadres toegevoegd aan onze suppressielijst; deze lijst wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat je in de toekomst geen materiaal meer ontvangt.

We verwijderen contacten van de suppressielijst na 2 jaar, het kan zijn dat je je daarna opnieuw moet afmelden.

Uitschrijven of je marketingvoorkeuren wijzigen.

Je kunt je uitschrijven of je voorkeuren wijzigen door je nieuwsbrief voorkeuren bij te werken of contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming DataProtectionOfficer@customssupport.com
QR-codes - QR-codes worden gebruikt in gedrukt verkoopmateriaal zoals banners, visitekaartjes etc. Wij converteren URL's naar QR-codes met QR-code generatoren.

Het delen van je gegevens

We gebruiken externe gegevensverwerkers en tools om onze gegevens op te slaan en te beveiligen, aspecten van onze hoofdkantoorfuncties uit te voeren en voor onze dienstverlening. We gebruiken contracten die ervoor zorgen dat onze regels met betrekking tot de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens worden nageleefd, evenals specifieke instructies voor het gebruik ervan en een verbod op toegang of gebruik voor andere doeleinden. 

In bepaalde omstandigheden kunnen we wettelijke of professionele verplichtingen hebben om je informatie met andere derden te delen, zoals om te voldoen aan een gerechtelijk bevel, een juridische of civiele claim in te dienen of te verdedigen, een informatieverzoek of klacht te beheren.

Internationale gegevensoverdracht

De aard van onze activiteiten vereist een internationale overdracht van persoonlijke informatie. De meeste van deze overdrachten vinden plaats met landen die onderworpen zijn aan dezelfde of vergelijkbare regelgeving inzake gegevensbescherming als deze GDPR en zijn goedgekeurd door middel van een adequaatheidsbesluit van de toezichthouder voor informatie. Als we verplicht zijn om gegevens door te geven aan landen zonder deze status, doen we dat met toestemming van de eigenaar van de informatie en met gebruikmaking van passende technische of contractuele beveiligingsmaatregelen.

Geautomatiseerde besluitvorming

We vertrouwen niet uitsluitend op geautomatiseerde besluitvormingshulpmiddelen om beslissingen te nemen met betrekking tot jouw persoonlijke gegevens.

Informatie over kinderen

We richten ons met onze diensten niet op kinderen.

We kunnen echter informatie over kinderen krijgen tijdens andere activiteiten, zoals personeelsbeheer. Daarom is deze mededeling in gewone taal geschreven.

Je rechten op informatie.

De regelgeving inzake gegevensbescherming geeft individuen [jou] een aantal rechten met betrekking tot de manier waarop wij je persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, dit worden je informatierechten genoemd.

De mate waarin je deze rechten kunt uitoefenen, hangt af van de aard van de informatie waarover we beschikken en de reden waarom we deze hebben.

Het recht op transparantie
Je hebt het recht om geïnformeerd te worden wanneer we je informatie verzamelen en hoe we deze zullen gebruiken. We laten je in onze privacyverklaring(en) weten wat onze routineactiviteiten zijn. Voor onregelmatige activiteiten kunnen we je op dat moment op maat gemaakte mededelingen doen.

Het recht op toegang.
Je hebt het recht om ons om een kopie van je persoonlijke gegevens te vragen, ook bekend als een DSAR of subject access request.

Het recht op rectificatie
Je hebt het recht om ons te vragen onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren of bij te werken.

Het recht op wissen
Je hebt het recht om ons te vragen je persoonlijke gegevens te wissen, ook bekend als het 'recht om vergeten te worden'.

Het recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht om ons te vragen een activiteit met betrekking tot het gebruik van je persoonsgegevens te stoppen of te wijzigen.

Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking
Je hebt het recht om bezwaar te maken, om het gebruik van je persoonsgegevens door ons te stoppen of te voorkomen.

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht om ons te vragen je persoonlijke informatie over te dragen aan een andere organisatie.

Het recht om een klacht in te dienen.
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij ons of bij de toezichthouder voor informatie over alle aspecten van onze verzameling of gebruik van je persoonlijke gegevens of ontevredenheid of bezorgdheid over hoe we hebben gereageerd op je verzoek om informatierechten.

Een verzoek om informatie indienen of een klacht indienen
Als je een verzoek om informatie of een klacht wilt indienen, kun je contact opnemen met DataProtectionOfficer@customssupport.com (je kunt het ook aan iemand binnen Customs Support Group vragen). Het indienen van een informatieverzoek is gratis en kan mondeling, elektronisch of schriftelijk. Eenmaal ingediend, hebben we een maand de tijd om te reageren.

Je kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder voor informatie, zoals Duch Data Protection Regulator : Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder voor informatie in het land waar je woont of waar de activiteit plaatsvindt. 

Documentbeheer / versiegeschiedenis.