Kun je ons een overzicht geven van wat interim strategische douaneondersteuning is?
Bij Interim strategische douane ondersteunen wij bij het proces om de efficiëntie van bedrijven te verbeteren en om risico's te verminderen, om ze van een positie waar ze nu staan, naar een betere positie te brengen. We beginnen met een quick-scan, waarbij we de blauwdruk van de bedrijfsstructuur beoordelen, onderzoeken we de verschillende bedrijfsactiviteiten,processen, systemen en het kennisniveau op gebied van douane. We brengen in kaart waar de risico's liggen en wat we moeten doen om de huidige situatie te verbeteren.
Zodra we onze beoordeling hebben afgerond, bepalen we strategische doelstellingen en mijlpalen. We stellen deadlines en wijzen taken toe, en creeëren hiermee een actieplan. Vervolgens bewaken de voortgang van het project en bespreken we de resultaten. Ons team van consultants biedt de juiste operationele ondersteuning, actuele kennis en vaardigheden om doelen van klanten te realiseren.
Laten we als voorbeeld een kledingbedrijf in Nederland nemen. Hoe zou je zo’n project aanpakken?
Een fabrikant van kleding, met een online verkoopkanaal, eigen winkels en ook distributie via detailhandelaren en groothandelaren kent veel uitdagingen. Veel van de voorraad wordt geïmporteerd in containers en opgeslagen in het entrepot. Vanuit dit entrepot worden goederen in het vrije verkeer gebracht, of opnieuw geëxporteerd, afhankelijk van waar bestellingen moeten worden geleverd. Zo’n bedrijf maakt gebruik van GPA-, waarbij zij maandelijks periodiek een aangifte doen van alle verkochte goederen.
Mijn rol bij zo’n bedrijf is zowel douane-expert als projectmanager. Met een quick-scan voeren we een voorraadcontrole uit en stellen we vast of er een kloof is tussen de inventaris van het WMS [warehouse management systeem] en het douanesysteem. Dit betekent dat er sprake is van een procesverstoring en het risico dat niet wordt voldaan aan de douanevereisten.
De eerste stap van het project is het beschermen van toekomstige voorraadbewegingen in en uit douaneverband om ervoor te zorgen dat het probleem niet groter wordt. Vervolgens analyseren we de historische processen om toekomstige belemmeringen te identificeren en vervolgens beide systemen op elkaar af te stemmen. Dit zorg ervoor dat altijd de juiste data wordt getoond en bijvoorbeeld de juiste hoeveelheid voorraad in het magazijn getoond wordt. Wat resulteert in een sluitende douane aangifte en fiscale administratie.
Ons tweede doel is ervoor te zorgen dat het bedrijf aan de eisen die gesteld zijn aan AEO blijft voldoen. Dit omvat een bredere beoordeling van de praktijken om ervoor te zorgen dat in elk stadium de juiste acties worden ondernomen.
Het derde en laatste doel van dit project is om het bedrijf voor te bereiden op de overgang naar DMS 4. In dit nieuwe Douane Aangiften Management Systeem (DMS 4) worden de periodieke vrijgaven van GPA verwerkt. Hoewel DMS 4 opnieuw is uitgesteld, is het van belang om hier nu al voorbereidingen voor te treffen.
Wat zijn de risico's van een dergelijk voorbeeld?
Wanneer een bedrijf een tekort in zijn inventaris heeft, bestaat het risico dat de douane dit tijdens een controle ontdekt en dat het bedrijf de verschuldigde rechten op het verschil moet betalen. Bovendien hebben bedrijven die audits niet doorstaan, meer tijd nodig om eventuele problemen te corrigeren en is de kans groter dat er in de toekomst vaker inspecties plaatsvinden.
Voldoe je niet aan de eisen, dan riskeer je het verlies van de AEO status. Het duurt lang om in Nederland een geautoriseerde marktdeelnemer (AEO) te worden, het kost veel moeite en tijd om de aanvraagprocedure opnieuw te doorlopen. Voorkomen is veiliger en goedkoper dan opnieuw aanvragen.
Ten slotte is de overgang naar DMS 4 een grote verandering voor bedrijven. Zijn je mensen en processen niet klaar voor deze overgang, dan lopen bedrijven het risico dat inklaringen vertraging oplopen en niet aan de voorschriften voldoen. Door de douane te laten weten dat zij samenwerken met een aanbieder van interim strategische douaneondersteuning, tonen ze aan dat zij voorbereid zijn op deze verandering.
Wil jij ook profiteren van interim strategische douaneondersteuning?
Neem vandaag nog contact met ons op voor een quick scan voor jouw bedrijf.